(१) राहदानीको लागि निवेदन साथ सम्बन्धित निकायबाट प्रमाणित भई आएका निवेदकका निजी विवरण विभागले प्रविधि समेतको माध्यमबाट प्रशोधन गरी राहदानी वैयक्तिक अभिलेखीकरण (पर्सनलाइजेसन) सम्बन्धी कार्य गर्नेछ।
(२) विभागले राहदानी, यात्रा अनुमतिपत्र तथा सिम्यान्स अभिलेख किताब (सिम्यान्स पासपोर्ट) को विद्युतीय अभिलेख तोकिए बमोजिमको ढाँचामा तयार गरी सुरक्षित राख्नु पर्नेछ।
(३) नियोगबाट जारी भएका यात्रा अनुमतिपत्र तथा सिम्यान्स अभिलेख किताब (सिम्यान्स पासपोर्ट) को विवरण प्रत्येक तीन महिनामा विभागमा पठाउनु पर्नेछ।